Ce este?
- Este un instrument de organizare al timpului, care te învață să te focusezi pe priorități și să elimini acele activități care doar îți fură din timp.
- Deseori ne plângem de lipsa timpului, de faptul că am făcut atât de multe activități, dar parcă nu am avansat deloc, de termenele limită care ne sufocă etc. Ei bine, nu lipsa timpului este problema, ci modul în care îți organizezi activitățile. Dacă la finalul zilei ai făcut atât de multe lucruri, dar simți că nu ai fost deloc productiv, află că ai făcut fix ce nu trebuia. Numărul acțiunilor nu este important, ci acțiunea în sine.
- Această metodă de organizare a timpului prezintă avantajul că nu doar te ajută să îți organizezi activitățile, ci le și selectează, le încadrează pe fiecare într-o anumită categorie, iar după acest pas, îți va fi mult mai ușor să prioritizezi, să planifici, să delegi și de ce nu, chiar să elimini dintre acestea.
Haideți să vedem mai multe detalii despre această metodă și despre cum să o înțelegem pentru a o putea aplica.
- Matricea Eisenhower este o metodă de organizare a activităților, care a fost dezvoltată de către Dwight D. Eisenhower, general în armata Statelor Unite ale Americii în timpul celui de-al Doilea Război Mondial, comandant suprem al Forţelor Aliate în Europa şi ulterior ales cel de-al 34-lea preşedinte ale Statelor Unite ale Americii.
În ce constă mai exact această metodă?
- Această matrice, după cum se poate observa în figura de mai jos, are 4 cadrane, toate acestea fiind criteriile după care ne vom organiza activitățile.
- Este important ca înainte de a face acest lucru, să avem în față fiecare acțiune pe care urmează să o desfășurăm. Le poți nota pe o foaie de hârtie, într-o agendă sau pe telefon, cum îți este mai la îndemână, dar foarte IMPORTANT, trebuie să le notezi. Deseori, avem senzația că le memorăm pe toate, că e suficient că le avem în gând, ceea ce este uneori greșit, deoarece putem uita lucruri cu ușurință. De aceea este foarte important, repet, să le notezi.
- După ce ai o listă cu activitățile pe care consideri că trebuie să le desfășori, următorul pas, este să le încadrezi într-unul dintre cadranele de mai jos, urmând apoi să le identifici pe cele importante, pe cele de planificat, pe cele de delegat și în cele din urmă, pe acelea pe care fără doar și poate trebuie să le elimini.
Primul cadran:
IMPORTANTE ȘI URGENTE:
În această categorie intră toate acele activități pe care tu și numai tu le poți realiza, care sunt fundamentale și de la care nu te poți retrage. Spre exemplu, trebuie să mergi la medic, să plătești facturile, să semnezi documente, să realizezi un proiect etc.
Al doilea cadran:
IMPORTANTE DAR NEURGENTE:
Această categorie este locul în care vei încadra toate acele acțiuni pe care trebuie să le desfășori la un moment dat, dar care pot fi planificate. Tu ești persoana care trebuie să le desfășoare, sau care v-a fi implicată în ele, așadar nu le poți delega și nici elimina din cauza sau datorită importanței lor, dar îți poți lua timp pentru a le planifica. Este foarte important să le pui o dată de îndeplinire, nu le lasă undeva în neant doar pentru că nu sunt urgențe. Sunt importante, așadar agendează-le. Exemple pentru acest tip de acțiuni ar putea fi: să construiești un model de afacere, să îți vizitezi un client, să organizezi o vacanță pentru tine și partenerul tău etc.
Al treilea cadran:
NEIMPORTANTE DAR URGENTE:
Aceasta este categoria acțiunilor pe care le putem delega, nu cer neapărat implicarea ta, așadar poți ruga pe cineva să le facă în locul tău, mai ales dacă ai stabilit că timpul nu îți permite să le realizezi. Câteva exemple din acest tip de acțiuni ar putea fi: să faci cumpărăturile, să faci o rezervare la restaurant, să plimbi câinele etc.
Al patrulea și ultimul cadran:
NEIMPORTANTE ȘI NEURGENTE:
În această categorie se află acele activități pe care le poți elimina fără nicio remușcare, ba chiar îți recomand să o faci. De ce? Pentru că nu fac nimic altceva decât să îți fure timpul și energia care ar fi putut fi direcționată mult mai eficient. Aceste acțiuni sunt faimoșii hoți de timp, statul pe rețelele sociale prea mult, vizionat filme prea des, ieșiri multe etc. Sunt conștientă că e greu să renunți definitiv la ele, dar elimină-le din când în când, scade frecvența lor, vei avea numai de câștigat.
Toate aceste informații fiind spuse, sper că v-au convins că este o metodă excelentă pentru planificarea și organizarea timpului, fie el personal sau profesional. Este intuitivă și mai mult decât simplu de aplicat, nu ai nevoie de nicio aplicație, nicio altă resursă în afară de pix și hârtie. Notează, identifică acțiunile și încadrează-le în cele 4 tipuri de cadrane și vei avea rezultate remarcabile.
Mult succes și productivitate,
Alexandra
